会議のムダとは？
「会議を減らそう」と言われているのに、なかなか減らない会社が多い。 「会議は30分以内に」とルールを決めても、気づけば長引いている。 そして、会議が終われば議事録を作成する時間が発生する。
私は以前、
議事録作成に半日以上かけている人に出会ったことがある。 その人は、「会議の発言内容を一言一句漏らさずまとめなければならない」と考えていたようだ。
もちろん、会社や役職によって議事録の必要レベルは違うが、
本当にそこまで時間をかける必要があるのだろうか？
実際、「議事録を作成するのに時間がかかる」「会議の内容をうまくまとめられない」と悩んでいる人もいる。
しかし、最近ではAIを活用することで、この手間を大幅に削減できるようになってきた。
また、そもそも会議が長くなる原因のひとつとして、「ゼロベースで意見を考え始める」ことがある。
会議の中で、そこで0から考えることをする必要があると、結局いつも発言する人が限られてしまう。
これは、学校でいう「予習をしていない状態」と同じではないだろうか？
AI文字起こしを活用すれば、会議のムダが減る！
例えば、
PLAUD NotePinのようなAI音声記録ツールを活用すれば、
✅
会議中にメモを取る必要がなくなり、参加者が議論に集中できる！
✅
会議後の議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できる！
✅
発言をそのまま文字起こしするため、「言った・言わない」のトラブルを防げる！
AI文字起こしツールは、録音した音声を
テキスト化し、 さらにAIによる要約機能を活用すれば、会議の要点を自動で整理することもできる。
これにより、「議事録をまとめる作業」に1人で半日～1日かける必要がなくなり、 たった1時間もあれば、文字起こしの確認と要点整理が終わる。
また、会議の前に「この会議の目的とゴール」を共有し、 参加者がAIを使って事前に壁打ちや一人ブレストをすることで、 会議の場でゼロから考える必要がなくなり、より生産的な議論ができるようになる。
AI文字起こしに適した会議のやり方
せっかくAIを活用するなら、会議の進め方も変えてみるのが理想的だ。
📌
会議の最初に「この会議の目的とゴール」を明確にする
📌
最低2日前には「目的とゴール」を参加者に共有する
📌
録音＆文字起こし → 参加者はメモ不要！📌
会議前に参加者はAIを活用し、壁打ちや一人ブレストを行う
📌
会議の最後に「決定事項」「アクションプラン（誰が何をするか）」を整理する
📌
議事録を手作業で作成せず、AIがまとめたものをそのまま共有！
こうすれば、
会議に必要な情報は残りつつ、議事録作成の負担がゼロに近づく。
さらに、参加者全員が事前に準備しているため、発言者が偏ることなく、 より多様な意見が生まれる環境が整う。
こうすれば、議事録作成にかかる時間は大幅に短縮できる！
これまでの議事録作成プロセスを振り返ってみると、
❌
従来のやり方：議事録作成に半日～1日
→ 会議の発言を一言一句メモし、要約し、体裁を整え、上司にチェックしてもらい…
✅
AI活用後：議事録作成は1時間以内（要約してすぐ共有！）
→ AIで文字起こし＆要約 → 参加者にそのまま共有 → 終了！
さらに、
会議前にAIを活用した予習ができるようになれば、会議自体の時間も短縮できる。
結論：「会議のムダを減らすなら、AIを活用すべき！」
これからの時代、会議は「決定の場」であって、「記録の場」ではない。
AIで記録を自動化し、意思決定に集中する仕組みを作るべきだ！
また、会議の質を向上させるためには、「会議の目的とゴールを事前に共有し、参加者がAIを活用して予習する」ことが不可欠だ。
学生時代は「予習が重要」とされていたのに、社会人になった途端、 「会議そのものの準備をする」文化が薄れてしまうのはおかしい。
（会議の前の資料作成、会議後の議事録作成には時間をかけているのに）
しかし、今は生成AIを活用すれば、短時間で簡単に事前準備ができる。
だからこそ、
「会議では予習しておくのが当たり前」 という考え方に変えていくべきではないだろうか？
これからの働き方をより効率的にするために、
AI文字起こしを活用した会議スタイル
会議の中身の予習
を取り入れてみてはいかがだろうか？
wp1026-writer
